Ordens de Serviço

Visão Geral

As Ordens de Serviço controlam todo o fluxo de trabalho, desde a abertura até a conclusão e faturamento. Elas registram o que foi feito, quem executou, comentários que foram utilizados e qual foi o valor do serviço.

Como isso ajuda o seu negócio?

Rastreabilidade completa: histórico de atendimento por cliente.
Produtividade da equipe: controle de horas e desempenho.
Custos sob controle: materiais e tempo apontados por OS.
Faturamento correto: serviços executados viram cobrança sem retrabalho.

Funcionalidades

Abertura de tarefas internas ou via pedido.
Controle de prazos para cada tarefa.
Exclusão em lote na aba Tarefas: remover apenas as em aberto ou todas as tarefas, com confirmação.
Avisos automáticos de demandas atrasadas e pendentes.
Status configuráveis e worflow de execução.
Envio da carta de despacho por e-mail a partir de atualizações da RPI (quando a mensageria correspondente estiver configurada).
Criação automática de anuidades (patentes) e quinquênios (desenho industrial) na aba Tarefas, quando a OS estiver integrada ao INPI. Em desenho industrial, o 3º, 4º e 5º quinquênio também geram a prorrogação, na mesma data.
Parâmetros de colidência por processo de marcas: no rodapé da OS, ao lado de Imprimir, o ícone de engrenagem abre as opções daquele processo. Ver Parâmetros de colidência.

Colidências na OS de marcas

Na engrenagem do rodapé (OS integrada de marcas):

Monitorar colidências: ligado por padrão. Desligado, o processo não entra no lote de colidências.
Usar parâmetros personalizados: desligado, vale o padrão da empresa. Ligado, o que for salvo aqui substitui o padrão por inteiro (busca, classes e despachos). Classes ou despachos em branco, neste caso, significam sem filtro naquele ponto.
Condições: uma ou mais, combinadas com E ou OU. Cada uma tem tipo de busca, pesos (se for o caso) e nome colidente opcional. Sem nome, usa o nome da marca do processo.
Classes e Despachos: iguais aos da tela da empresa; valem só no processamento de colidências.

Restaurar padrão da empresa desliga o personalizado e volta a copiar a configuração da empresa.

Carta de despacho (INPI)

Quando a OS está integrada ao INPI e chega uma atualização da RPI, é possível enviar ao cliente a carta de despacho configurada em Administrativo → Mensageria (evento Carta de despacho).

Onde enviar:

Na OS, aba Histórico/Comentários, no registro marcado como Integrado ao INPI — ícone de e-mail.
Na listagem de OS, nos avisos de Atualizações da RPI — ícone de e-mail (disponível enquanto o e-mail ainda não foi enviado; se já foi, o botão fica desabilitado).

Como funciona: o sistema monta a prévia com as variáveis já substituídas. Você pode revisar, editar o assunto ou o HTML e então enviar. Os contatos do cliente da OS que coincidem com a mensageria entram no mesmo e-mail (um envio, vários destinatários). Se o e-mail já tiver sido enviado, um aviso é exibido; o reenvio, se necessário, é feito pela aba de histórico da OS.

Pré-requisitos:

Mensageria ativa do evento carta de despacho, com filtro exato da seção e do código do despacho (ex.: secao=marca;despacho=IPAS423).
Destinatários com e-mail: ou o cliente da OS está cadastrado na aba Participantes dessa mensageria, ou a opção Envio geral está ligada e o cliente tem contato de mensageria que coincida (flag Mensageria no cadastro do cliente; evento vazio ou carta de despacho; filtro vazio ou mais restrito, por exemplo só secao=marca).